Juridische tips – deel 1: ‘De Geheimhoudingsverklaring’

De geheimhoudingverklaring

Tijdens een bedrijfsoverdracht zal er vertrouwelijke informatie worden gedeeld tussen verkoper en koper. Voor er vertrouwelijke informatie tussen partijen gedeeld kan worden, is het van belang om een geheimhoudingsverklaring overeen te komen. De geheimhoudingsverklaring wordt ook wel een ‘non-disclosure agreement’ genoemd of simpelweg ‘NDA’. Een aantal belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de geheimhoudingsverklaring kunnen als volgt worden samengevat:

• Wie is de ontvangende partij? Betreft dit een vennootschap, dan is het van belang om na te gaan of diegene die de geheimhoudingsverklaring namens de ontvangende partij zal ondertekenen ook daadwerkelijk tekeningsbevoegd is conform de inschrijving van de vennootschap in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Neem een duidelijke definitie op van het doel. Ofwel, wat is de reden dat de bekendmakende partij vertrouwelijke informatie wil delen met de ontvangende partij.
• Wie vallen er onder de geheimhouding? Enkel de vennootschap en diegene die de geheimhoudingsverklaring ondertekent, of bijvoorbeeld ook groepsmaatschappijen, (key) medewerkers en adviseurs? Het is van belang om dit expliciet in de geheimhoudingsverklaring op te nemen, zodat deze partijen ook de geheimhouding dienen te waarborgen.
• De duur van de geheimhouding. Een gebruikelijke en marktconforme duur betreft een periode van 3 jaar na het ondertekenen van de geheimhoudingverklaring.
• Het toepasselijk recht en vorm van geschillenbeslechting (rechts- en forumkeuze). Dit is van eminent belang indien de ontvangende partij in het buitenland is gevestigd.
• Het is van belang om aandacht te besteden aan wat de gevolgen zijn van het onrechtmatig delen van vertrouwelijke informatie door de ontvangende partij. Als er geen gevolgen worden verbonden aan het schenden van de geheimhoudingsverklaring, dan is er voor degene aan wie de geheimhouding wordt opgelegd geen reden om zich aan hetgeen is vastgelegd in de NDA te houden.
• Aan te raden is het derhalve om een boetebeding in de geheimhoudingsverklaring op te nemen. Dit betreft een direct opeisbare boete die de ontvangende partij aan de bekendmakende partij verbeurt in geval de ontvangende partij de geheimhouding schendt. Het is namelijk zeer complex om de daadwerkelijk geleden schade als gevolg van de schending van de geheimhouding vast te stellen en te kwantificeren, hetgeen bovendien door de rechter dient te worden vastgesteld.
• Verder is het van belang om een anti-wervingsbeding in de geheimhoudingsverklaring op te nemen. Dit houdt in dat het de ontvangende partij niet is toegestaan om werknemers van de bekendmakende partij te werven gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld 2 jaar) na ondertekening van de geheimhoudingsverklaring. De ontvangende partij zal tijdens een aankooptraject namelijk vertrouwelijke informatie omtrent het personeel ontvangen. Het is natuurlijk niet wenselijk dat de ontvangen partij deze informatie in haar voordeel kan gebruiken om personeel van de bekendmakende partij te werven.